C 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от организационно-правовых форм и формы собственности. Перечень № 558, утвержденный Минкультуры в 2010 году, утрачивает силу.
Изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведено в таблице:
| Вид документации | Прежний Перечень № 558 |
Новый Перечень № 236 |
| Документы по заработной плате | ||
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и др. выплат) - при наличии лицевых счетов | 5 лет | 6 лет |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (примечание: срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: до 01.01.2003 – 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет) | 75 лет | 75/50 лет |
| Налоговые документы | ||
| Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов | 5 лет | 6 лет |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) (примечание: ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень № 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: квартальные – 5 лет; годовые – постоянно) | --- | 75/50 лет |
| Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения | 5 лет | 6 лет |
| Книги учета доходов и расходов при применении УСН | постоянно | 5 лет |
| Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | --- | 5 лет |
| Трудовые договоры | ||
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении (примечание: срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: до 01.01.2003 – 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет) | 75 лет | 75/50 лет |
| Документы по отпускам | ||
| График отпусков | 1 год | 3 года |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Первичные документы | ||
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы: кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка (примечание: общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу) | 5 лет | 5 лет |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) (примечание: общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить) | 5 лет | 5 лет |
| Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации (примечание: Перечень № 558 предусматривал срок хранения в отношении переписки о передаче собственником имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение - минимум 10 лет) | --- | До ликвидации организации |
| Бухгалтерская отчетность | ||
Бухгалтерская отчетность
|
Постоянно 5 лет/1 год |
Постоянно 5 лет |