Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов

Новости для бухгалтера

Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020).

C 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от организационно-правовых форм и формы собственности. Перечень № 558, утвержденный Минкультуры в 2010 году, утрачивает силу.

Изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведено в таблице: 
Вид документации Прежний Перечень № 558 Новый Перечень
№ 236
Документы по заработной плате    
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и др. выплат) - при наличии лицевых счетов 5 лет 6 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (примечание: срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: до 01.01.2003 – 75 лет,  после 01.01.2003 – 50 лет) 75 лет 75/50 лет
Налоговые документы    
Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов 5 лет 6 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) (примечание: ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень № 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: квартальные – 5 лет; годовые – постоянно) --- 75/50 лет
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения 5 лет 6 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН постоянно 5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом --- 5 лет
Трудовые договоры    
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении (примечание: срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: до 01.01.2003 – 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет) 75 лет 75/50 лет
Документы по отпускам    
График отпусков 1 год 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Первичные документы    
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы: кассовые документы и книги,  банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка (примечание: общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу) 5 лет 5 лет
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) (примечание: общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить) 5 лет 5 лет
Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации (примечание: Перечень № 558 предусматривал срок хранения в отношении переписки о передаче собственником имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение - минимум 10 лет) --- До ликвидации организации
Бухгалтерская отчетность    
Бухгалтерская отчетность
  • годовая
  • промежуточная
(примечание: ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности - 5 лет, а ежемесячной - 1 год. Теперь такие виды отчетности объединены в промежуточную)
Постоянно 5 лет/1 год Постоянно
5 лет